Delegacja krajowa i zagraniczna – przepisy i zasady podróży służbowej
Zarówno delegacja krajowa, jak i delegacja zagraniczna jest objęta konkretnymi przepisami regulującymi rozliczenia, pokrycie kosztów, dietę przysługującą pracownikowi i inne kwestie. W niektórych przypadkach zasady są takie same – dotyczy to na przykład sposobu rozliczania za korzystanie ze środków transportu. Różnice mogą występować za to na przykład w przypadku diety. Warto dowiedzieć się, co przygotować do podróży służbowej, a także według jakich zasad wyliczane są wszelkie istotne kwoty. Bez względu na to, czy jest to delegacja krajowa, czy delegacja zagraniczna, należy także zadbać o odpowiednie wyposażenie, które zapewni stały kontakt z klientami, współpracownikami i przełożonymi.
Jak przygotować się do delegacji służbowej?
Większość obowiązków dotyczących przygotowania do delegacji leży po stronie pracodawcy – to właśnie on powinien przygotować informacje o terminie wyjazdu, czasie trwania, docelowej lokalizacji i zadaniach do wykonania. Na wniosek pracownika szef może przyznać zaliczkę pokrywającą część kosztów podróży. Ważną kwestią jest również wyposażenie osoby wysyłanej w delegację we wszystkie niezbędne sprzęty, takie jak telefon służbowy czy firmowy laptop. Aby korzystanie z takich urządzeń przebiegało w pełni sprawnie, potrzebny jest także Internet mobilny dla firm o odpowiednich parametrach połączenia.
Przeczytaj także: Telefon służbowy dla pracownika – jakie cechy powinna mieć najlepsza telefonia komórkowa dla firm?
Pokrycie kosztów podróży i diety służbowej
Zasady rozliczania się za podróż służbową regulują przepisy Kodeksu pracy wraz z odpowiednimi rozporządzeniami. Warto zwrócić uwagę na różnice pomiędzy wyjazdami krajowymi a międzynarodowymi:
- delegacja krajowa – pełna dieta wynosi 30 złotych (przy podróżach trwających więcej niż 12 godzin; 8–12 godzin – 50% diety, czyli 15 zł, poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje);
- dieta w podróży krajowej jest pomniejszana o 25%, gdy pracownik otrzymuje bezpłatne śniadanie lub kolację (liczone osobno), a także 50% w przypadku obiadu;
- delegacja zagraniczna – pełna dieta powyżej 12 godzin, 8–12 godzin – 50% diety, poniżej 8 godzin – jedna trzecia diety;
- stawki diety zagranicznej różnią się w zależności od kraju – tabelę można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.;
- nieco inaczej wylicza się także zmniejszenie kwoty ze względu na zapewnienie posiłków – śniadanie w delegacji zagranicznej pomniejsza dietę o 15%, obiad i kolacja o 30%, z kolei 25% może być wykorzystane do pokrycia innych wydatków.
Pracodawca może określić, z jakiego środka transportu powinien skorzystać pracownik. Jeśli jest to samochód służbowy, zwrot kosztów nie przysługuje. W przypadku transportu publicznego – samolotów, pociągów czy autobusów – osoba wysłana w delegację powinna otrzymać zwrot za bilety. Jeżeli natomiast podróż odbywa się z użyciem prywatnego pojazdu, wysokość zwrotu jest iloczynem liczby kilometrów i stawek za 1 km zależnych od obowiązujących stawek:
- samochód osobowy z silnikiem o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
- samochód osobowy z silnikiem mniejszym niż 900 cm3 – 0,5214 zł;
- motocykl – 0,2302 zł;
- motorower – 0,1382 zł.
Dokumentacja wyjazdu
Ważną kwestią w kontekście delegacji służbowej jest także dokumentacja. Pracownicy wysyłani na delegacje służbowe powinni otrzymać polecenie wyjazdu zawierające dane osobowe, cel i czas podróży, a także wskazanie środków transportu do wykorzystania. Aby otrzymać zwrot za wydatki, z którymi wiążą się delegacje firmowe, należy także zachować potwierdzenia poniesionych kosztów, takie jak paragony czy rachunki.
Podróż służbowa pracownika – jakie usługi wybrać, aby zapewnić skuteczną pracę poza siedzibą firmy?
Jednym z podstawowych narzędzi dla pracownika w delegacji jest telefon na firmę. To kluczowe rozwiązanie w kwestii kontaktu z przełożonym lub z klientami – telefon służbowy wraz z odpowiednim pakietem usług mobilnych będzie wręcz niezbędny. Wielu polskich operatorów ma w swojej ofercie produkty, takie jak telefon dla firmy, który może być wykorzystany zarówno w podróżach zagranicznych, jak i krajowych.
Służbowy telefon musi zapewniać przede wszystkim stabilny dostęp do sieci i sprawny przesył danych. Przy wyborze odpowiedniego modelu należy zatem zwrócić uwagę na obsługiwane technologie – 5G zaczyna już wypierać standard LTE, jednak w przypadku 4G możemy obecnie liczyć na lepszy zasięg i większe pokrycie. Telefon służbowy dla pracownika musi również iść w parze z pakietem danych dostosowanym do potrzeb danej firmy. Możemy na przykład skorzystać z biznesowej oferty INEA, która obejmuje nielimitowane rozmowy i SMS-y w Polsce oraz 20 GB danych. Kupując telefon komórkowy dla pracownika, warto także zwrócić uwagę na dostępność opcji, takich jak dzierżawa urządzeń.
Laptop służbowy
Wykonywanie pracy na służbowym laptopie jest często niemożliwe bez dostępu do Internetu. O ile w smartfonach obsługa sieci to oczywiście standard, o tyle w przypadku laptopów dość niewiele modeli jest wyposażonych w modem LTE lub 5G. Przy zakupie takiego sprzętu należy sprawdzić, czy możliwa jest bezprzewodowa transmisja danych bez dodatkowych urządzeń. Laptopy wspierające telefonię komórkową mogą bardzo sprawnie wykorzystywać Internet mobilny dla firm.
Niezawodny telefon służbowy dla pracownika
Oprócz samej łączności należy także zadbać o to, by telefon służbowy dla pracownika nie sprawiał problemów przy pracy. Na niezawodność smartfona składają się przede wszystkim dwie kwestie – standard szczelności obudowy (w skali IP) oraz pojemność baterii. Do tego należy zwrócić uwagę na wydajność podzespołów. Wytrzymały telefon i Internet mobilny dla firm bez limitu to połączenie, które pozwoli pracować w bardzo komfortowych warunkach.
Dostęp do najważniejszych plików na dysku w chmurze
Korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest także dysk w chmurze. Usługi cloud zapewniają dostęp do ogromnej mocy obliczeniowej skalowanej według aktualnego zapotrzebowania, a także obszernej przestrzeni dyskowej. Chmura internetowa umożliwia nie tylko przetwarzanie danych, lecz także uruchamianie aplikacji z każdego miejsca na świecie. Kluczowym elementem takich usług jest także kopia zapasowa w chmurze, która umożliwia replikację danych w celu ochrony przed utratą informacji.
Szybka transmisja danych dla firm
Aby praca przebiegała w pełni sprawnie, potrzebna jest niezawodna transmisja danych dla firm. Należy przy tym zadbać także o ochronę danych – firmowy VPN z gwarancją działania nawet do 99,9% pozwala na bezpieczną komunikację między kilkoma lokalizacjami firmy. Zabezpieczone łącze transmisji danych to sposób, by dane pracowników i klientów nie trafiły w niepowołane ręce. Jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań jest IPVPN, który sprawdza się szczególnie w przypadku firm działających w kilku lokalizacjach.
Internet mobilny bez limitu
Aby pracownik mógł połączyć się z niezbędnymi usługami z dowolnego miejsca, należy zapewnić także Internet mobilny bez limitu. Łączność tego typu usprawni pracę zarówno z poziomu laptopa, jak i smartfona. Przesył danych to aktualnie kluczowy element działania wielu firm – warto zadbać, by transmisja przebiegała bez ograniczeń. Niezależnie od miejsca podróży służbowej, pracownik powinien zostać poinformowany o wszystkich najważniejszych aspektach wyjazdu oraz wyposażony w podstawowy sprzęt do pracy – laptop i telefon służbowy, Internet mobilny, bezpieczną transmisję danych oraz ogólnodostępną chmurę dla firm.