Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – co to takiego i na czym polega?
Elektroniczny obieg dokumentów jest formą zarządzania najważniejszymi procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie. Odpowiedni obieg dokumentów w firmie pozwala na sprawniejszą organizację oraz zaoszczędzenie czasu poprzez automatyzację działań. Umożliwia on również sprawną cyfryzację i archiwizację dokumentów oraz przepływ informacji o dokumentach pomiędzy klientami a firmą. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także powtarzalne procesy, takie jak na przykład rejestracja zmian w dokumentach, akceptacja wydatków, negocjacja umów, zarządzanie wnioskami urlopowymi, tworzenie grafiku pracy czy rejestrowanie czasu pracy.
Kto może korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
Każda firma i instytucja ma możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. Dostępnych jest wiele ofert dedykowanych najróżniejszym firmom, w zależności od ich wielkości, wymagań, stopnia automatyzacji oraz specyfiki procesów biznesowych. Istnieją również opcje indywidualnego dostosowania oferty do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Z elektronicznego obiegu dokumentów skorzystają również pracownicy zdalni, niezależnie od pory dnia czy miejsca na świecie. Daje to większą swobodę w podróżowaniu, dostęp do wszystkich danych oraz większe bezpieczeństwo niż w przypadku transportowania dokumentów w fizycznej formie.
Jakie dokumenty można przechowywać na wirtualnym dysku?
Wszystkie dokumenty, którymi dysponuje dana firma, mogą być przechowywane na wirtualnym dysku. Zaliczają się do tego wszelkie umowy, faktury, informacje dotyczące realizowanych projektów. Przedsiębiorstwa dysponują przez to danymi poufnymi klientów, które muszą być zabezpieczone przed ujawnieniem ich osobom niepożądanym. INEA CloudPro umożliwia właściwe zabezpieczenie danych przechowywanych w chmurze, które są zgodne z wytycznymi RODO.
Ochrona dokumentów księgowych
Możliwość cyfryzacji oraz archiwizacji dokumentów pozwala przede wszystkim na zwiększenie ich ochrony. Papierowa wersja, składowana w archiwach lub przeznaczonych do tego pomieszczeniach, nie zabezpiecza przed ich zniszczeniem lub kradzieżą. Ważne umowy, kosztorysy oraz dane poufne składowane w takiej formie w łatwy sposób mogą wpaść w niepowołane ręce. Inaczej jest z dokumentami księgowymi, które zostały poddane archiwizacji w sposób elektroniczny i są prowadzone za pomocą komputera. Zastosowanie takiej formy przechowywania danych wiąże się z koniecznością użycia środków ochrony plików oraz regularnego tworzenia i przechowywania backupu, czyli kopii zapasowych.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia przechowywanie i ochronę wszystkich niezbędnych danych. Zapewnia łatwiejszy przepływ dokumentów w firmie oraz skrócenie procesu dotarcia informacji do nadawcy korespondencji. Możliwe jest wielokrotne przeglądanie oraz aktualizacja dokumentów, dzięki czemu łatwiej naprawić pomyłkę, która mogłaby doprowadzić do przykrych konsekwencji oraz strat finansowych. Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów powoduje także zmniejszenie nakładu pracy oraz związanych z nim kosztów.
Backup i przechowywanie danych w chmurze
Backup to kopia zapasowa danych, która jest przechowywana w chmurze lub na urządzeniach fizycznych. Wykonywany jest po to, aby uchronić ważne informacje przed utratą, z którą mielibyśmy do czynienia na przykład w sytuacji kradzieży sprzętu, na którym były przechowywane pliki, awarii systemu lub ataku hakerskiego.
Podstawą backupu jest reguła 3-2-1, dzięki której możliwe jest zredukowanie do minimum ryzyka utraty danych. Oznacza to, że:
- należy stworzyć trzy kopie każdego pliku – jeśli utracimy jedną z nich, na przykład w wyniku nadpisania danych lub błędu systemowego, nadal możemy korzystać z dwóch pozostałych kopii;
- dane należy przechowywać na dwóch nośnikach – istnieje duże prawdopodobieństwo uszkodzenia fizycznego nośnika danych, dlatego warto mieć zapasowy, z którego będzie można odzyskać dane;
- jedna kopia danych powinna być przechowywana w innym miejscu niż dwie pozostałe – nośnik znajdujący się poza siedzibą firmy lub zewnętrzny serwer zachowa dane w bezpiecznym miejscu w przypadku kradzieży bądź awarii systemu w firmie.
Co w sytuacji, kiedy backup z danymi zostanie usunięty? Nadal istnieje możliwość jego odzyskania. INEA Backup Cloud Connect oferuje m.in. odzyskanie usuniętych backupów, które dzięki WAN można znacznie szybciej odtworzyć. Ponadto usługa INEA wykorzystuje jedną z najskuteczniejszych metod zabezpieczenia danych, jaką jest Veeam Cloud Connect – bez ponoszenia dodatkowych opłat chroni ona przed atakami hakerskimi oraz złośliwym oprogramowaniem. Opcja ta jest dostępna dla klientów INEA CloudPro – umożliwia bezpieczne przechowywanie plików w chmurze.
Jak przechowywać dane w chmurze? Można do tego wykorzystać darmowe strony. Przedsiębiorcom zaleca się jednak skorzystanie z płatnych ofert firm proponujących usługi chmur dopasowane do potrzeb komercyjnych. INEA CloudPro oferuje dwa modele rozliczeniowe przechowywania danych. Dostępny jest abonament lub opcja godzinowa, w której płaci się jedynie za wykorzystane zasoby. Ponadto usługa dla firm zapewnia gwarancję bezpieczeństwa oraz możliwość odzyskania danych w sytuacji awarii systemu lub utraty plików.
Przechowywanie plików w chmurze a bezpieczeństwo
Odpowiednie przechowywanie danych, ich regularny backup i możliwość sprawnego przywrócenia systemu po awarii są podstawowymi wymogami RODO, czyli Unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Firmy są zobligowane do bezpiecznego przechowywania danych poprzez m.in. zabezpieczenie baz danych oraz plików, bezpieczny obieg dokumentów w firmie, a także tworzenie kopii zapasowych. Jak przechowywać pliki w chmurze, aby mieć pewność, że są bezpieczne? Jakie cechy powinna mieć bezpieczna chmura do przechowywania danych?
Przechowywanie danych w chmurze a bezpieczeństwo to temat istotny dla każdej firmy wybierającej taką usługę. Bezpieczna chmura powinna automatycznie tworzyć backup plików, do których przedsiębiorstwo będzie mieć szybki dostęp. Wszystkie dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone przed utratą oraz wyciekiem danych poufnych. Wykorzystuje się do tego szyfrowanie protokołem SSL. Polega ona na kodowaniu oraz rozkodowywaniu informacji podczas przekazywania ich drogą internetową.