Skuteczna komunikacja w firmie – dlaczego jest ważna?
Komunikacja wewnętrzna w firmie jest jedną ze składowych sukcesu przedsiębiorstwa, która bezpośrednio wpływa na jakość i czas wykonywanych obowiązków. Dlatego sprawna i bezproblemowa wymiana informacji między pracownikami powinna być codziennością, aby wpływała na zwiększenie zaangażowania i motywację.
Pracownik powinien zawsze wiedzieć, w jaki sposób ma wykonać zadanie, dostać konkretne wytyczne, a także zestaw informacji pozwalający mu jak najlepiej wywiązać się ze swoich obowiązków.
Niestety, nawet gdy pracodawca postara się wykonać to w najlepszy sposób, mogą pojawić się komplikacje w trakcie pracy, na przykład ze względu na zmianę charakteru zlecenia lub ewentualne problemy z wykonaniem poszczególnych jego etapów. Właśnie w tych momentach sprawdza się szybka i skuteczna wymiana wiadomości, na przykład za sprawą narzędzi, takich jak komunikatory do pracy zdalnej.
Praca zdalna – zasady bezpiecznej i efektywnej pracy
Zasady związane z pracą zdalną to kwestia, której czasem trudno dopilnować. Pracodawca ma ograniczoną możliwość monitorowania efektów pracy zatrudnionych osób i odpowiedniego zadbania o ich komfort pracy. Dlatego niezwykle ważne jest uświadamianie pracownikom podstawowych zasad, które sprawią, że wykonywane zadania będą przeprowadzone w bezpieczny sposób z dużą efektywnością.
Pierwszym aspektem jest odpowiednie dostosowanie miejsca, w którym pracownik wykonuje swoje zadania. Każdy ma inne preferencje, jednak warto, żeby w przestrzeni, w której się znajduje, było jak najmniej elementów rozpraszających. Dlatego warto poinstruować zatrudnione osoby, aby podczas pracy unikały wykonywania czynności niezwiązanych z obowiązkami.
Kluczowym elementem są również przerwy. Warto wyznaczyć konkretny czas, w którym mają być wykonywane zadania. Ich postępy można śledzić, na przykład za pomocą konkretnych aplikacji lub rozmawiając na ich temat z pracownikiem w trakcie wideokonferencji. Dzięki usystematyzowaniu wykonywania zadań zatrudnione osoby będą mogły znaleźć czas na odpoczynek i nabranie sił do nowego dnia pełnego wyzwań.
Trzeba również pamiętać o poprawnej postawie w trakcie pracy. Niestety wielogodzinne utrzymywanie jednej pozycji jest niekorzystne dla zdrowia. Dlatego warto co jakiś czas odbyć krótki spacer, aby dotlenić mózg. Rozwiązaniem jest również ergonomiczne biurko, które można regulować tak, żeby pracować w pozycji stojącej. To ciekawe rozwiązanie, zdobywające w ostatnim czasie dużą popularność.
Narzędzia do komunikacji podczas pracy zdalnej i hybrydowej
Odpowiednio dopasowane narzędzia do pracy zdalnej znacznie ułatwiają komunikację między pracownikami i pozwalają na bieżąco aktualizować wykonywane zadania. Najczęściej wykorzystywanym narzędziem w pracy zdalnej jest laptop lub komputer stacjonarny i telefon komórkowy. Umożliwiają one sprawne otwieranie i edytowanie wszystkich dostępnych programów, na których najczęściej się pracuje, na przykład aplikacji do zarządzania zadaniami typu Asana, Trello, Microsoft Teams czy Slack.
W kontekście komunikacji warto również pomyśleć o tym, aby wyposażyć swojego pracownika w dodatkowy sprzęt i zapewnić mu dostęp do usług, takich jak szybka transmisja danych. Dzięki temu będzie mógł usystematyzować swoje działania, nie będąc zmuszonym do otwierania niezliczonej ilości okien lub wyłączenia programów, na których pracuje, aby odpisać na wiadomość lub odebrać połączenie.
Transmisja danych
W przypadku komunikacji w pracy nie można zapominać o bezpieczeństwie. Praca zdalna i hybrydowa wiążą się ze stałym przebywaniem w sieci, dlatego niezwykle ważne jest to, aby wszelkie dane firmowe były chronione. Sposobem na to jest bezpieczna sieć VPN.
Co to jest transmisja danych VPN? Jej mianem określa się sposób szyfrowania wiadomości wysyłanych przez Internet. Taki rodzaj transmisji danych zapewnia bezpieczną komunikację pomiędzy kilkoma lokalizacjami firmy poprzez router centralny. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma nie musi się martwić o prywatność i ewentualne przejęcie zawartości przesyłanych plików lub informacji. IP VPN uniemożliwia również śledzenie ruchu w Internecie i gwarantuje możliwość uruchomienia dodatkowych usług, takich jak Firewall, serwer DHCP, czy translacja adresów sieciowych NAT. Transmisja danych IP VPN od INEA nie posiada ograniczeń ilości urządzeń w sieci, a połączenie z Internetem odbywa się łączem w siedzibie głównej firmy.
Telefonia komórkowa z ogólnopolskim zasięgiem
Kolejnym narzędziem skutecznej komunikacji w firmie jest dobry abonament telefoniczny. Telefonia komórkowa wciąż jest dominującym medium, dzięki któremu współpracownicy, klienci i kontrahenci mogą szybko się ze sobą skontaktować.
Telefonia dla firm powinna być dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno pod względem opcji dostępnych w pakiecie, jak i elastyczności cenowej. Warto wybrać usługę z nielimitowanymi połączeniami i SMS-ami, roamingiem zagranicznym oraz łatwym procesem przeniesienia numeru. Takie rozwiązanie proponuje między innymi INEA, w której pakiecie znajduje się również mobilny Internet dla firm. Oprócz tego, INEA korzysta z satelitów największej polskiej sieci telefonicznej, czyli Play, co zapewnia znakomity zasięg w każdej części kraju.
Internet mobilny z dużym pakietem danych
Połączenia głosowe, wideokonferencje czy wymiana wiadomości w popularnych komunikatorach to najczęściej wybierane metody do wysyłania informacji pomiędzy pracodawcami a pracownikami. Szybki przepływ danych umożliwia skuteczną komunikację wewnątrz firmy.Oprócz bezpiecznej transmisji danych, stabilnego łącza internetowego i dopasowanego abonamentu komórkowego, w firmie przyda się również niezawodny Internet mobilny. Dzięki niemu pracownicy mogą pozostać w stałym kontakcie z każdego miejsca, nawet bez dostępu do stacjonarnego łącza.
Aby zdalna komunikacja w firmie była efektywna, warto wybrać Internet mobilny dla firm z dużym pakietem transferu danych – minimum 10 GB. Dobra oferta Internetu LTE dla firm powinna również zawierać informację o największej możliwej prędkości przesyłania i pobierania danych oraz limicie transmisji danych. Te dwie cechy będą miały wpływ na czas ładowania stron www, pobierania plików i wysyłania wiadomości e-mail.
Chmura obliczeniowa dla firm
Wiele przedsiębiorstw staje przed dużym wyzwaniem w związku z pracą zdalną i hybrydową. Większość wykonywanych zadań musi być przeprowadzonych i monitorowanych w sieci. Jest to związane z dużym obciążeniem firmowych serwerów. Niestety rozbudowa i obsługa środowiska sieciowego o tym charakterze jest dla wielu przedsiębiorstw niemożliwa ze względu na ograniczoną infrastrukturę i wysokie koszty. Rozwiązaniem jest chmura obliczeniowa dla firm, na przykład INEA CloudPro.
Dzięki niej można korzystać z dużej pojemności dyskowej w modelu IaaS, a także ogromnej mocy obliczeniowej, dostarczanej w klastrze High Availability. Zastosowanie najwyższej jakości komponentów producentów, takich jak Dell® i Intel® oraz wirtualizacji klasy enterprise, pochodzącej od lidera rynku Vmware®, sprawia, że chmura dla firm jest niezawodnym narzędziem do pracy zdalnej. Wszystkie informacje i dane firmowe są skutecznie chronione przez zaawansowane systemy antyhakerskie, a dostęp do usługi jest nieograniczony. Firma nie musi ponosić dodatkowych kosztów inwestycyjnych i opłat za transfer danych, a usługę chmury może dopasować do potrzeb swoich pracowników i realizowanych projektów.
Komunikatory dla firm
Korzystając z transmisji danych lub szybkiego Internetu światłowodowego, pracownicy mogą bez problemu wymieniać się informacjami o statusie realizacji projektu, zmianach i nowych zadaniach. Może to być klasyczne przesyłanie szyfrowanych wiadomości tekstowych za pośrednictwem takich programów, jak Discord czy WhatsApp, albo poprzez Microsoft Teams lub Zoom, gdzie dostępne są dobrze działające opcje wideokonferencji.
Aby korzystać bez ograniczeń z komunikatorów na smartfonach, warto wybrać Internet LTE dla firm biurowy z dużym pakietem GB i niskim limitem danych. To opcja, która znakomicie sprawdzi się w przypadku pracy hybrydowej lub zdalnej. Dużym atutem jest również to, że przedsiębiorstwo może dobrać telefony dla firm w ramach dzierżawy, na których bez problemu można zainstalować najpotrzebniejsze do pracy aplikacje.
Programy i aplikacje do zarządzania projektami
W pracy zdalnej lub hybrydowej ważną funkcję spełniają również aplikacje do zarządzania projektami. Warto przyjrzeć się najpopularniejszym z nich, które oferują przydatny zestaw opcji.
Jest to na przykład aplikacja Asana, która dobrze się sprawdza w przypadku zarządzania mniejszymi grupami. Podstawowe funkcje, z których można skorzystać, to zarządzanie zadaniami, widok listy, tablicy, a także kalendarz. Bardzo dobrym narzędziem jest również Trello, które pozwala kontrolować małe projekty, a także własny czas pracy. Programy do zarządzania zadaniami, na które warto zwrócić uwagę, uzupełnia narzędzie IC Project, które może być zintegrowane z CRM, umożliwiając fakturowanie czy obsługę serwisową.
Efektywna komunikacja podczas pracy zdalnej i hybrydowej zależy nie tylko od zaangażowania i motywacji współpracowników, ale przede wszystkim od sprawnych i szybkich narzędzi. Łatwy dostęp do plików dzięki chmurze firmowej, sprawna transmisja danych, stały kontakt między pracownikami i bieżący monitoring zadań to klucz do sukcesu skutecznej komunikacji wewnątrz firmy.