Służbowe rozmowy – jak się w nich odnaleźć?
W pierwszej kolejności, zanim jeszcze przejdziemy do zasad telefonicznej uprzejmości, warto zadbać o odpowiednie zaplecze techniczne. Bez właściwie dobranych rozwiązań nawet najbardziej profesjonalna rozmowa nie pomoże w osiągnięciu oczekiwanego celu. Podstawa to opłacalny abonament komórkowy dla firm – oferty tego typu powinny być przede wszystkim pozbawione limitów dotyczących rozmów i SMS-ów. Dzięki takim rozwiązaniom będziemy w stanie skutecznie wspierać klientów w każdym miejscu i o dowolnym czasie, wykorzystując możliwości, jakie zapewnia telefonia mobilna.
Telefon służbowy: dobra oferta mobilna to podstawa
Skuteczne wspieranie pracowników działających poza biurem jest niezwykle istotne, by zapewnić odpowiedni standard obsługi klienta. Najważniejszą cechą oferty komórkowej dla firm jest wspomniany już brak ograniczeń w kwestii rozmów oraz wiadomości. Do tego dochodzi kilka innych istotnych czynników – w tym atrakcyjne stawki, łatwe przeniesienie numeru czy możliwość dzierżawienia urządzeń. Wszystkie z tych opcji można znaleźć w ramach oferty INEA.
Kolejnym aspektem, na który z pewnością należy zwrócić uwagę, jest zasięg sieci. Jako operator MVNO, czyli tzw. operator wirtualny, korzystamy z infrastruktury telekomunikacyjnej naszego partnera – firmy Play. Takie rozwiązanie pozwala nam zapewnić komfortowe warunki dla naszych klientów, jednocześnie utrzymując opłacalne oferty. W efekcie nasz zasięg pokrywa praktycznie całą mapę Polski, co sprawia, że nie musisz obawiać się nagłego zerwania kontaktu z rozmówcą.
Telefon stacjonarny dla firm – na co zwrócić uwagę przy wyborze oferty?
Choć dla wielu firm telefonia komórkowa będzie najważniejszym rozwiązaniem z zakresu telekomunikacji, w wielu przedsiębiorstwach wciąż doskonale sprawdzi się klasyczny telefon stacjonarny. Dostarczamy również usługi tego typu – nasi klienci mogą skorzystać zarówno z łączności mobilnej, jak i ofert telefonii internetowej oraz stacjonarnej. Co więcej, oferowane przez nas rozwiązania łączą się z najnowszymi i najbardziej wydajnymi rozwiązaniami, takimi jak technologia VoIP, która zapewnia klarowny przekaz głosu bez zakłóceń. Nie zapominamy jednocześnie o nieco starszych, ale nadal szeroko używanych technologiach – takich jak styk cyfrowy ISDN.
Usługa eFax, Call Center, telekonferencje, nagrywanie rozmów czy menu głosowe – to tylko niektóre z opcji, które może zaoferować telefon stacjonarny dla firm w ramach naszych usług. Opcje, takie jak zaawansowana poczta głosowa czy wirtualna centrala PBX, pozwolą z kolei zadbać o klienta nawet wtedy, gdy nie możemy odebrać połączenia. eCentrala umożliwia między innymi przekierowywać połączenia, utworzyć własne Call Center czy nawet przygotować automatyczne rozmowy interaktywne.
Czytaj również: Delegacja – jak przygotować się do podróży służbowej?
Jak prawidłowo odebrać połączenie przychodzące?
Po wyposażeniu się w niezbędne rozwiązania, które będą wspierać pracę infolinii lub osób pracujących „w terenie”, warto poświęcić nieco czasu, aby zaznajomić się z kluczowymi zasadami kontaktu z klientami oraz partnerami. Właściwe podejście pozwoli znacznie zwiększyć szansę na budowę owocnych relacji, które przełożą się na sprawniejszy rozwój biznesu.
Jak odebrać połączenie na telefon służbowy?
Gdy telefon służbowy zaczyna dzwonić, powinniśmy przede wszystkim zadbać o to, by sięgnąć po słuchawkę bez zbędnych opóźnień. Nie oznacza to jednak, że mamy obowiązek odbierać w każdym momencie. Jeśli wiemy, że nie mamy czasu na rozmowę, lepszym wyborem będzie po prostu oddzwonienie w bardziej dogodnym terminie. Aby rozmówca nie poczuł się zignorowany, należy zadbać o jak najszybsze przekazanie informacji o obecnej sytuacji przez wiadomość tekstową. Pomoże w tym wcześniejsze przygotowanie SMS-a lub szablonu, który wyślemy w parę sekund po wystąpieniu takiej sytuacji. Tutaj również należy pamiętać, by połączenie w drugą stronę było wykonane możliwie jak najszybciej – zbyt długie opóźnienie może sprawić, że klient czy partner nie będzie już zainteresowany rozmową.
Wyjątkiem od powyższych zasad jest sytuacja, w której teoretycznie mamy czas odebrać, jednak znajdujemy się w lokalizacji o słabym zasięgu. W takim przypadku często dobrym pomysłem będzie szybkie przejście do miejsca z lepszym sygnałem; najpierw jednak warto poinformować rozmówcę SMS-em. Upewniając się, że zasięg jest wystarczająco silny, możemy uniknąć ewentualnych problemów z komunikacją między nami a rozmówcą.
Liczy się nie tylko odbieranie! Na co zwrócić uwagę w trakcie rozmowy?
Warto także pamiętać, by nie przerywać rozmówcy w żadnym momencie. Szczególnie istotny jest tutaj moment rozpoczęcia rozmowy. Bez względu na to, czy druga strona zaczyna od przedstawienia się, czy też od razu przechodzi do opisania aktualnej sprawy, powinniśmy wysłuchać całej wypowiedzi do końca. W przeciwnym wypadku rozmówca może odebrać nasze zachowanie jako nie tylko brak kultury, lecz także szacunku dla klienta lub partnera.
Zadbaj o brak nagłych przerw w kontakcie z klientem
Kolejnym istotnym czynnikiem jest sprawdzenie, czy będziemy w stanie… dokończyć rozmowę. To szczególnie ważne, gdy chodzi o telefon komórkowy dla pracownika – podczas pracy „w terenie” dostęp do ładowarki będzie często utrudniony lub niemożliwy. Poziom naładowania baterii powinien być wystarczająco wysoki, aby uniknąć nagłego przerwania połączenia. Równie ważne jest tutaj pokrycie zasięgiem sieci; „białe plamy” na mapie mogą spowodować liczne problemy w komunikacji.
Dzwonić do skutku czy nagrać się na pocztę? Co robić?
Może się zdarzyć, że nasz rozmówca nie będzie w stanie odebrać rozmowy w danym momencie. Jak zachować się w takiej sytuacji? Najlepiej będzie po prostu poczekać, aż druga strona oddzwoni – nikt nie lubi „bombardowania” połączeniami co kilka minut, zwłaszcza w trakcie wykonywania innych obowiązków. Jeśli rozmówca korzysta z poczty głosowej, zdecydowanie warto nagrać krótką informację o celu połączenia i propozycji oddzwonienia.
Co w przypadku zerwanego połączenia?
Słaby zasięg, przejściowe problemy z siecią czy po prostu przypadkowe dotknięcie ekranu lub naciśnięcie klawisza – to sytuacje, w których rozmowa może zostać niespodziewanie przerwana. Co wtedy zrobić? Większość osób w takiej sytuacji odruchowo oddzwania, jednak gdy obie strony próbują zrobić to jednocześnie, prawdopodobnie żadna z nich nie da rady nawiązać połączenia. W związku z tym warto trzymać się prostej reguły: obowiązek oddzwonienia leży po stronie osoby, która rozpoczęła połączenie.
Gdzie nie rozmawiamy przez telefon?
Czasami warto poczekać, aż telefon służbowy dla pracownika będzie mógł zostać wykorzystany w nieco innym miejscu. Warto unikać lokalizacji, w których zachowanie poufności będzie utrudnione. To przede wszystkim miejsca, w których znajduje się dużo innych osób – na przykład kino, restauracja, teatr czy sklep. Problemem może być również wysoki poziom hałasu, przez który rozmówca będzie mieć trudności z usłyszeniem naszych słów. Zadbanie o możliwość użytkowania telefonu w ustronnym, bezpiecznym miejscu jest szczególnie istotne, gdy spodziewamy się, że będziemy przekazywać informacje o kluczowym znaczeniu strategicznym.
Większość zasad telefonicznego savoir-vivre skupia się przede wszystkim na poszanowaniu czasu klienta lub partnera, jak również informacji, które chce nam przekazać rozmówca. Z tego względu niezwykle istotne jest zapewnienie właściwych warunków pracownikom – połączenia powinny być wykonywane i odbierane z wykorzystaniem usług o odpowiednim standardzie. Liczy się tutaj także lokalizacja, możliwość przeprowadzenia pełnej rozmowy bez zakłóceń oraz poufność. Reguły dotyczące kontaktu z klientami oraz partnerami należy połączyć z właściwie dobraną ofertą, która będzie w stanie pokryć potrzeby firmy – rozbudowane usługi telefoniczne można znaleźć między innymi u nas.